Invoice: Definisi, Jenis-Jenis & Cara Membuatnya!

Pengertian Invoice

Invoice adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli atau pelanggan untuk memberitahukan jumlah uang yang harus dibayar. Invoice berfungsi sebagai surat penagihan untuk transaksi yang dilakukan secara kredit. Pada umumnya, invoice dibuat dalam tiga salinan.  Salinan pertama diberikan kepada pembeli setelah mereka membayar, salinan kedua disimpan sebagai catatan penjualan oleh penjual, dan salinan terakhir digunakan sebagai bukti dalam laporan keuangan penjual. Invoice memiliki beragam jenis tergantung pada jenis bisnis dan transaksi yang dilakukan. Mulai dari invoice pembayaran, tagihan jasa, dan lain sebagainya.

Fitur Penjualan di Accurate

Perbedaan Invoice, Kwitansi, dan Nota

Invoice, kwitansi, dan nota adalah tiga dokumen penting dalam transaksi bisnis, namun masing-masing memiliki fungsi dan kegunaan yang berbeda. Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebelum pembayaran dilakukan. Dokumen ini berisi mengenai detail transaksi, seperti daftar barang atau jasa yang dibeli, jumlah, dan harga.  Fungsinya sebagai permintaan pembayaran dan sering digunakan dalam transaksi kredit, di mana pembayaran dilakukan setelah barang atau jasa diterima.  Kwitansi adalah bukti pembayaran. Dokumen ini diberikan oleh penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan. Sedangkan nota adalah catatan transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli pada saat pembelian, biasanya untuk transaksi tunai. Berbeda dengan invoice, nota menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan pada saat transaksi terjadi. 

Fungsi Invoice untuk Bisnis

Invoice adalah dokumen penting bagi perusahaan. Dokumen ini membantu Anda dalam menghitung dan menyediakan bukti transaksi yang akan dicatat dalam pembukuan. Berikut ini fungsinya:

1. Mengelola Pembayaran

Invoice berperan penting dalam mengatur aliran pembayaran di dalam perusahaan. Dengan adanya invoice, perusahaan dapat menentukan kapan dan berapa banyak uang yang seharusnya diterima dari pelanggan.Mencakup informasi tentang jumlah yang harus dibayarkan, rincian barang atau jasa yang dijual, serta tanggal jatuh tempo pembayaran.  Dengan begitu, perusahaan dapat memantau pembayaran yang sudah diterima dan yang belum dibayar, membantu dalam mengelola kas, dan memastikan bahwa pembayaran diterima tepat waktu. Selain itu, invoice juga membantu dalam mengidentifikasi pelanggan yang terlambat membayar, sehingga tindakan pengingat atau penagihan bisa dilakukan secara tepat.

2. Bukti Lapor Pajak

Dalam aspek perpajakan, invoice sangat penting sebagai dokumen pendukung. Setiap transaksi yang tercatat di invoice digunakan untuk melaporkan pendapatan dan pengeluaran perusahaan kepada otoritas pajak.Hal ini untuk memastikan agar semua pendapatan dan pengeluaran bisnis tercatat secara akurat dan transparan. Tanpa invoice yang valid, perusahaan akan menghadapi kesulitan dalam menunjukkan bukti transaksi untuk keperluan perpajakan. Sehingga dapag menyebabkan masalah hukum atau denda.

3. Dokumen Perusahaan

Invoice memegang peranan penting sebagai dokumen dalam perusahaan, tidak hanya untuk keperluan transaksi saat ini, tetapi juga untuk keperluan administratif dan keuangan jangka panjang.Fungsi utamanya adalah untuk mempermudah proses pembukuan dan akuntansi, karena invoice memberikan catatan terperinci tentang transaksi jual beli yang terjadi, termasuk informasi tentang barang atau jasa yang dijual, jumlah, harga, serta pihak-pihak yang terlibat. Ini sangat membantu dalam pencatatan keuangan perusahaan dan memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar.

Jenis- Jenis Invoice

Ada 3 jenis invoice, yaitu invoice biasa, invoice proforma, maupun  invoice  konsuler. Ketiga jenis invoice memiliki fungsi yang berbeda. Diantarannya sebagai berikut:

1. Invoice Biasa

Invoice biasa adalah jenis invoice yang paling umum digunakan. Invoice ini berisi mengenai detail transaksi, termasuk daftar barang atau jasa yang dijual, harga, jumlah, dan informasi lain yang berkaitan dengan pembayaran.Invoice biasa dikeluarkan setelah barang atau jasa diserahkan. Fungsinya sebagai permintaan pembayaran kepada pembeli.

2. Invoice Proforma

Berbeda dengan invoice biasa, invoice proforma lebih merupakan pernyataan penjual tentang nilai barang atau jasa yang akan dijual, bukan permintaan pembayaran.Invoice proforma biasanya dikeluarkan sebelum transaksi selesai atau sebelum barang dikirimkan.Hal ini sering digunakan untuk memberikan estimasi harga atau sebagai dokumen sementara sebelum invoice biasa dikeluarkan.

3. Invoice Konsuler

Jenis invoice ini khusus digunakan dalam transaksi internasional dan dikeluarkan oleh konsulat negara tempat barang tersebut diimpor. Invoice konsuler berisi informasi tentang nilai barang, spesifikasi, dan negara asal.Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang yang diimpor mematuhi regulasi dan standar yang berlaku di negara tujuan.

Cara Membuat Invoice

Membuat invoice merupakan proses penting dalam bisnis untuk memastikan pembayaran dapat dikelola dengan baik. Anda mungkin bertanya-tanya, bagaimana cara membuat invoice dengan benar?Ada tiga cara yang bisa Anda pilih. Pertama, Anda bisa membuat invoice sendiri, disesuaikan dengan format standar perusahaan Anda.  Kedua, Anda bisa mencari contoh invoice dan mengunduh template invoice yang sudah jadi dari internet. Ketiga, menggunakan aplikasi khusus untuk membuat invoice.  Cara termudah di antara ketiganya adalah dengan mengunduh template invoice yang sudah ada. Dengan cara ini, Anda hanya perlu mengisi atau mengubah beberapa bagian saja sesuai kebutuhan.

Poin-Poin yang Wajib Ada di Faktur Penjualanan

Apabila faktur sudah dibayar, aplikasi akan mengirimkan notifikasi sesuai dengan jangka waktu yang ditentukan. Ini membantu dalam mengelola keuangan dan memastikan bahwa pembayaran diterima tepat waktu. Berikut ini beberapa poin yang harus ada di Invoice:

• Informasi perusahaan penjual. Mulai dari nama, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan. 

• Informasi pelanggan, seperti nama dan alamat pelanggan.

• Nomor invoice

• Tanggal ketika invoice dikeluarkan

• Deskripsi barang atau jasa

• Total biaya yang harus dibayar oleh pembeli, termasuk rincian pajak

• Cara pembayaran yang diterima, termasuk informasi rekening bank jika pembayaran dilakukan melalui transfer.

• Tanggal jatuh tempo