Fungsi
Fungsi fitur ini adalah untuk melakukan pencatatan klaim ke pemasok atas barang yang rusak untuk dilakukan proses penukaran barang yang rusak (tidak memenuhi kualitas perusahaan) dengan barang yang baru. Proses Klaim Pemasok pada Accurate Online terdiri transaksi Kirim Barang (yang rusak/ingin ditukar) ke pemasok dan transaksi Terima Barang (hasil penukaran dari pemasok).
Mengaktifkan & Mengakses Fitur
Jika Anda ingin menggunakan fitur ini, sebelumnya Anda perlu mengaktifkannya dari menu Pengaturan | Preferensi | Fitur kemudian centang untuk pilihan ‘Klaim Pemasok pada bagian Pembelian. Dengan mencentang fitur tersebut, maka pada Modul Pembelian akan otomatis tampil menu ‘Klaim Pemasok’.
Penggunaan Fitur
Illustrasi: perusahaan menerima informasi dari bagian Pengendalian Mutu bahwa beberapa produk yang dibeli dari pemasok tertentu tidak sesuai dengan kualitas yang dijanjikan. Dan sesuai dengan kesepakatan dengan pemasok bahwa produk yang tidak memenuhi kualitas bisa dikembalikan dalam jangka waktu tertentu setelah pembelian. Atas hal tersebut, perusahaan akan melakukan pengembalian atas sejumlah produk yang tidak sesuai dengan standar kualitas perusahaan.
Proses penukaran barang akan membutuhkan waktu kurang lebih 2 minggu setelah barang yang akan ditukar diterima oleh pemasok. Atas transaksi tersebut, maka bagian gudang akan melakukan pencatatan di Accurate Online melalui fitur Klaim Pemasok. Berikut langkah-langkahnya:
- Jika ini merupakan transaksi pertama melakukan prosesklaim pemasok di Accurate Online, sebelum melakukan penginputan Anda perlu melakukan pengisian akun penampung untuk selisih nilai persediaan atas transaksi klaim pemasok. Pengisian ini dilakukan di menu Pengaturan | Preferensi | Akun Perkiraan kemudian cari ‘Klaim Pemasok’.
Akun yang dipilih adalah akun yang bertipe Beban Pokok Penjualan atau Beban Lainnya. Jika Anda belum mempunyai akun penampung ini, silakan buat terlebih dahulu dari menu Buku Besar | Akun Perkiraan.
Selisih Nilai Persediaan berfungsi untuk menampung perubahan harga barang setelah barang yang diklaim diterima (sudah dicatat penerimaan barang atas klaim dari pemasok). Selisih nilai perubahannya akan dijurnal ke akun yang dipilih pada Selisih Nilai Persediaan ini.
- Setelah pengisian akun selisih nilai persediaan, masuk ke menu Pembelian | Klaim Pemasok untuk melakukan proses penginputan transaksi Klaim Pemasok.
- Proses Klaim Pemasok diawali dengan pengiriman barang yang akan diklaim ke pemasok, maka pilih pilihan ‘Kirim Barang’ pada bagian Tipe Klaim kemudian isikan nama Pemasok yang dimaksud dan tanggal dilakukannya pengiriman barang yang akan diklaim ke pemasok, serta barang yang akan diklaim.
- Nilai persediaan yang ter-jurnal (yang dikeluarkan) adalah mengikuti metode persediaan yang digunakan pada database Accurate Online Anda.
- Dan jika barang yang diklaim sudah diterima dari pemasok, maka buka kembali formulir Klaim Pemasok yang baru, pada Tipe Klaim pilih pilihan ‘Terima Barang’ dan otomatis akan tampil kotak pencarian untuk mencari nomor transaksi Klaim Pengiriman Barang. Pilih nomor transaksi Klaim Pengiriman barang kemudian klik ‘Lanjut’.
Anda bisa mengubah jumlah kuantitas barang yang diterima, jika memang pemasok baru mengirim sebagian barang yang diklaim tersebut. Sehingga status penerimaan barang adalah sebagian diterima dan Anda bisa membuatkan kembali formulir Klaim Terima Barang selanjutnya.
- Isikan tanggal penerimaan barang sesuai dengan diterimanya barang kemudian klik simpan.
