Memilih software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan menjadi tugas yang menantang. Sebagai pemilik usaha, Anda perlu berhati-hati dalam proses pemilihan ini karena pengelolaan keuangan merupakan hal yang sangat penting untuk memahami kesehatan keuangan perusahaan Anda.
Proses perhitungan keuangan bisa cukup kompleks, tetapi dibutuhkan akurasi dan ketelitian yang tinggi dalam waktu yang efisien. Untuk mencapai tujuan ini, perusahaan Anda memerlukan perangkat lunak akuntansi yang handal dan efektif.
Sebuah kesalahan perhitungan kecil pun bisa berdampak besar pada strategi perusahaan di masa depan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa Anda menggunakan metode yang tepat dalam memilih perangkat lunak akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Berikut ini 7 tips memilih software akuntansi online yang akurat untuk perusahaan Anda!
7 Tips Memilih Software Akuntansi Online Untuk Perusahaan
Dalam memilih software akuntansi online, Anda harus teliti. Karena apabila Anda salah memilih software maka laporan keungan perusahaan akan berantakan. Berikut ini tips memilih software akuntasi online:
1. Tingkat Keamanan Data
Hal terpenting yang harus Anda lakukan adalah dengan mempertimbangkan aspek keamanan data. Keamanan data tidak hanya berkaitan dengan perlindungan data dari akses ilegal.
Tetapi juga meliputi pencegahan kebocoran informasi sensitif. Pastikan bahwa software akuntansi yang Anda pilih memiliki sistem enkripsi kuat dan terkini, mampu mengamankan semua data keuangan perusahaan.
Fitur keamanan tambahan seperti autentikasi dua faktor, firewall, dan perlindungan terhadap serangan siber juga perlu diperhatikan.
Langkah-langkah keamanan ini sangat vital untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data keuangan perusahaan, yang merupakan aset penting dan seringkali menjadi target utama dari serangan siber.
Dengan memastikan software akuntansi memiliki tingkat keamanan yang tinggi, Anda dapat lebih tenang dalam menjalankan operasi bisnis, mengetahui bahwa data keuangan perusahaan Anda terlindungi dengan baik.
2. Memilih Software Online atau Offline
Dalam proses memilih software akuntansi, Anda perlu mempertimbangkan apakah kebutuhan Anda lebih cocok dengan software yang berbasis online atau offline.
Software akuntansi online memberikan keleluasaan untuk mengakses data keuangan Anda dari mana saja asalkan ada koneksi internet. Hal ini bermanfaat jika Anda sering bepergian atau perlu mengakses data dari lokasi yang berbeda. Keuntungan lain dari software online adalah update fitur dan keamanan yang biasanya otomatis dan terintegrasi.
Sementara itu, software akuntansi offline diinstal dan diakses dari perangkat tertentu. Ini mungkin menjadi pilihan yang lebih aman dari sisi keamanan data karena minim risiko akses tidak sah melalui internet.
Namun kurang fleksibel dalam hal aksesibilitas. Pertimbangan antara online dan offline ini penting karena akan mempengaruhi kemudahan dan efisiensi Anda dalam mengelola keuangan perusahaan. Pertimbangkan juga aspek keamanan, backup data, dan kebutuhan update software dalam jangka panjang saat memutuskan antara pilihan online dan offline.
3. Fitur Back Up Data
Fitur back up data merupakan elemen krusial dalam software akuntansi yang berfungsi untuk melindungi data dari potensi kehilangan akibat kerusakan sistem, serangan siber, atau kesalahan manusia.
Penting untuk memastikan bahwa software akuntansi yang Anda pilih dilengkapi dengan sistem back up otomatis yang handal. Sistem ini harus dapat menyimpan salinan data secara berkala di lokasi yang aman dan terpisah dari sistem utama. Sehingga data dapat dengan mudah dipulihkan dalam kondisi darurat.
Fitur back up yang efektif juga harus menyediakan opsi untuk mengatur frekuensi back up sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, baik itu harian, mingguan, atau bulanan. Selain itu, pertimbangkan juga kemudahan dalam proses pemulihan data, kecepatan back up, dan kapasitas penyimpanan yang ditawarkan.
Dengan memilih software akuntansi yang memiliki fitur back up data yang kuat, Anda dapat meningkatkan ketahanan bisnis terhadap risiko kehilangan data dan memastikan kelancaran operasional perusahaan.
4. Kemudahan Akses
Dalam memilih software akuntansi, sangat penting untuk mempertimbangkan kemudahan akses yang ditawarkan. Software yang ideal harus memiliki antarmuka pengguna (user interface) yang intuitif, mudah dipahami, dan ramah pengguna.
Sehingga memudahkan Anda dan tim dalam melakukan berbagai kegiatan akuntansi. Antarmuka yang baik adalah yang memungkinkan pengguna untuk dengan cepat menavigasi dan mengakses fitur-fitur utama tanpa perlu melalui kurva pembelajaran yang terlalu tinggi.
Selain itu, penting juga untuk mempertimbangkan apakah software tersebut mendukung akses multi-platform, seperti dari komputer desktop, laptop, tablet, atau bahkan smartphone.
Hal ini dapat memberikan fleksibilitas bagi Anda untuk mengakses data keuangan dan melakukan tugas akuntansi dari mana saja dan kapan saja. Kemudahan akses ini sangat berharga, terutama dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan mobile.
Kemudahan dalam mengakses laporan, melakukan entri data, serta menggunakan fitur analisis dan pelaporan adalah faktor penting yang akan mempercepat proses kerja Anda dan meningkatkan efisiensi keseluruhan.
5. Layanan Customer Support
Dalam memilih software akuntansi, faktor layanan dukungan pelanggan atau customer support merupakan aspek yang sangat penting dan tidak boleh diabaikan.
Layanan customer support yang berkualitas tidak hanya memberikan jaminan bantuan saat Anda menghadapi masalah teknis. Tetapi juga memberikan kepastian bahwa setiap pertanyaan Anda akan mendapatkan respons yang cepat dan solutif.
Pastikan bahwa penyedia software akuntansi yang Anda pilih menawarkan layanan customer support yang responsif, kompeten, dan mudah dihubungi. Layanan dukungan yang baik biasanya mencakup berbagai saluran komunikasi, seperti telepon, email, live chat, atau bahkan media sosial, yang memungkinkan Anda untuk mendapatkan bantuan dengan cepat dan efisien.
Selain ketersediaan, perhatikan juga kualitas dukungan yang diberikan. Tim customer support harus memiliki pengetahuan teknis yang mendalam tentang produknya. Sehingga mampu memberikan solusi yang tepat dan efektif untuk setiap masalah yang Anda hadapi.
Dukungan yang baik juga mencakup kemampuan untuk menyediakan panduan penggunaan, tips, dan saran terbaik untuk memaksimalkan penggunaan software.
Dengan layanan customer support yang andal, Anda akan merasa lebih tenang dan yakin bahwa bisnis Anda didukung oleh software akuntansi yang tidak hanya fungsional tetapi juga didukung oleh tim dukungan yang siap membantu kapan pun diperlukan. Ini menjadi sangat penting, terutama dalam situasi yang menuntut solusi cepat untuk menghindari gangguan operasional yang lebih besar.
6. Memastikan Biaya Tambahan
Salah satu aspek penting dalam memilih software akuntansi adalah memperhatikan potensi biaya tambahan yang mungkin timbul. Seringkali, ada biaya-biaya yang tidak langsung terlihat pada awalnya, yang dikenal sebagai biaya tersembunyi. Oleh karena itu, sangat penting untuk membaca dan memahami dengan teliti semua ketentuan layanan sebelum membuat keputusan.
Biaya tambahan dapat berupa biaya langganan bulanan yang mungkin meningkat setelah periode promosi, biaya untuk pembaruan software, atau biaya untuk fitur tambahan yang tidak termasuk dalam paket dasar.
Agar terhindar dari biaya tambahan, pastikan Anda memahami struktur harga secara keseluruhan. Termasuk segala kemungkinan biaya tambahan yang mungkin dikenakan. Pertimbangkan juga apakah ada komitmen jangka panjang dan bagaimana perubahan harga di masa depan.
7. Sesuaikan Ketersediaan Fitur dengan Kebutuhan
Dalam memilih software akuntansi, sangat penting untuk menyesuaikan fitur yang tersedia dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Pertama-tama, tentukan kebutuhan utama perusahaan Anda dalam hal akuntansi dan keuangan. Misalnya, perusahaan Anda memerlukan laporan keuangan yang kompleks dan detail, pastikan bahwa software akuntansi yang Anda pilih memiliki kemampuan untuk menghasilkan laporan tersebut dengan mudah dan akurat.
Selanjutnya, pertimbangkan kebutuhan akan integrasi dengan sistem lain yang mungkin sudah Anda gunakan, seperti sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), manajemen persediaan, atau sistem pembayaran.
Fitur integrasi ini sangat penting untuk memastikan aliran data yang lancar dan mengurangi kebutuhan untuk entri data manual, yang dapat menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan kesalahan.
Apabila bisnis Anda memiliki kebutuhan khusus lainnya, seperti pengelolaan mata uang asing, pelacakan proyek, atau analisis biaya, pastikan juga bahwa software tersebut dapat menangani hal-hal tersebut. Sesuaikan pilihan software dengan skala bisnis Anda, baik saat ini maupun rencana ekspansi di masa depan.
Dengan menyesuaikan ketersediaan fitur pada software akuntansi dengan kebutuhan spesifik perusahaan, Anda dapat memaksimalkan manfaat investasi pada software tersebut. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi operasional, memberikan insight yang lebih baik untuk pengambilan keputusan, dan mendukung pertumbuhan bisnis Anda secara keseluruhan.
Accurate Online, Software Akuntansi Online Untuk Perusahaan Anda
Accurate Online adalah sebuah perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola dan memantau aspek keuangan agar lebih efisien. Accurate Online merupakan solusi bagi perusahaan yang ingin proses akuntansi mudah dan akurat.
Salah satu keunggulan utama dari Accurate Online adalah kemudahan akses. Dengan menggunakan platform berbasis cloud, perusahaan dapat mengakses data keuangan kapan saja dan dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet. Sehingga memberikan fleksibilitas dan mobilitas yang tinggi dalam mengelola akuntansi. Sehingga tim keuangan dapat bekerja secara efisien, bahkan jika mereka berada di lokasi yang berbeda.
Selain itu, Accurate Online juga menyediakan fitur-fitur lengkap untuk mengelola berbagai aspek keuangan. Termasuk pencatatan transaksi, pembuatan laporan keuangan, manajemen persediaan, dan lainnya. Software ini dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem lain yang mungkin digunakan oleh perusahaan, seperti sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau sistem pembayaran, sehingga data dapat mengalir dengan mulus antar platform.
Keamanan data juga menjadi perhatian utama dalam Accurate Online. Karena telah dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat, termasuk enkripsi data, untuk melindungi informasi keuangan perusahaan dari akses tidak sah atau potensi kebocoran.
Dalam hal dukungan pelanggan, Accurate Online juga menyediakan layanan customer support yang responsif dan kompeten. Ini penting untuk membantu perusahaan dalam menyelesaikan masalah teknis atau pertanyaan yang mungkin muncul selama penggunaan software ini.
Dengan menggunakan Accurate Online, perusahaan dapat mengotomatiskan proses akuntansi mereka, meningkatkan efisiensi, dan memiliki akses real-time ke data keuangan. Hal ini membantu perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih baik dan merespons perubahan keuangan dengan cepat. Silahkan hubungi Pro Consulting untuk mendaptkan software Accurate Online!